Maj opdatering af appen
Majvejret er i fuldt udspring, og vi har en række opdateringer i config 365 appen, som er klar til at gå den tidlige sommer i møde. Denne måned har vi valgt at have fokus på opsætning af delte postkasser og distributionslister via appen.
Vidste du, at man kan sætte delte postkasser og distributionslister op
via config 365 appen?
Hvis ikke, så dyk ned i, hvordan du kan oprette delte postkasser og distributionslister, samt tilføje medlemsregler for enkelte brugere eller roller ved hjælp af vores seneste opdatering.
Hvad er delte postkasser og distributionslister?
En delt postkasse gør det nemt for en gruppe af personer at overvåge og sende mails fra et offentligt mailalias, f.eks. support@config365.dk. Når en person i gruppen besvarer en meddelelse, der er sendt til den delte postkasse, ser mailen ud til at være fra den fælles adresse og ikke fra den enkelte bruger.
Delte postkasser er praktiske til at håndtere mails fra kunder eller samarbejdspartnere, fordi flere personer i organisationen har adgang til postkassen og kan besvare henvendelser. Samtidig gemmes relaterede mails også i én postkasse.
Har man behov for, at flere personer modtager den samme mail i deres egen postkasse, kan man benytte en distributionsliste. Distributionslister er praktiske til at sende fælles mails ud omkring nyheder eller vigtige beskeder i organisationen eller til en specifik gruppe, for eksempel “alle i marketing”.
Mailaktiverede sikkerhedsgrupper fungerer nogenlunde på samme måde som distributionslister, men har også en sikkerhedsfunktion. En mailaktiveret sikkerhedsgruppe kan bruges til at give medlemmer adgang til eksempelvis et SharePoint Site eller dokumentbibliotek i SharePoint. Dette gør det muligt at styre adgangen og sikre at kun de rette personer har adgang.
Opsætning af en delt postkasse og en distributionsliste via config 365 appen
For at komme i gang med at sætte delte postkasser og distributionslister op, anbefaler vi, at du først har en plan for, hvad jeres organisation har brug for, og hvad de skal bruges til.
Det kan være en god ide at have et mål for dette, så man ikke ender med at oprette en masse postkasser og lister, som ikke kommer til at blive brugt.
Når du har din plan og er klar til at prøve at sætte delte postkasser og distributionslister op, har du brug for en bruger med adgang til at kunne oprette og arbejde med Ressourcer via appen.
Under Ressourcer -> Ny ressource kan man vælge, om man vil sætte en ny delt postkasse op eller en distributionsliste. Valg af medlemskab sker efter oprettelsen, så her er det godt have sin plan klar, så man ved, hvilke personer/grupper der skal tilføjes.
Delt postkasse
- Navn: Navnet på den delte postkasse.
- Email: Hvad mailen til den delte postkasse skal være.
- Beskrivelse: Intern beskrivelse af postkassen så man kan huske hvad den benyttes til.
- Aktivér automatisk videresendelse: Der kan slås videresendelse til, så alle mails der sendes her til, bliver sendt videre til en anden mail.
- Aktivér autosvar: Der kan sætte autosvar op, der sendes tilbage til personer som skriver til mailen.
- Skjul fra den Globale Adresseliste (GAL): Man kan skjule denne postkasse fra interne søgninger, så den kun kan findes ved direkte at gå til den.
- Lav en kopi i den delte postkasse for mails der er ‘Send Som’ den delte postkasse: Der kan laves en kopi af mails der sendes fra et medlem af postkassen. Eksempelvis hvis hans@email.dk sender fra info@email.dk som info@email.dk kan en kopi gemmes af denne mail, ellers vil det kun være hans@email.dk der har denne.
- Lav en kopi i den delte postkasse for mails der er sendt som ‘Send På Vegne Af’ den delte postkasse: Samme som overstående, udover at der gemmes en mail hvis hans@email.dk sender på vegne af info@email.dk.
Distributionsliste
- Type: Vælg om det skal være en distributionsliste eller en mailaktiveret sikkerhedsgruppe.
- Navn: Navnet på gruppen.
- Email: Hvad mailen til gruppen skal være.
- Tillad eksterne sendere at maile denne gruppe: Her kan vælges om det skal være muligt for eksterne at sende mails til denne gruppe
- Beskrivelse: Intern beskrivelse af gruppen, så man kan huske hvad den benyttes til.
Avanceret medlemskab
Når du har sat dine delte postkasser og lister op, kan du under fanerne Distributionslister eller Delte postkasser finde dine nyoprettede ressourcer. Ved at klikke på den lille blå pil til højre kan du redigere dem. Når du redigerer en gruppe, har du en ny fane kaldet for medlemskab hvorunder du har mulighed for at tilføje medlemmer til hver.
Har du derimod brug for at tilføje meget specifikke personer og/eller afdelinger til en gruppe kan det gøres ved at klikke på knappen Skift til medlemskabs-regler (Avanceret).
Denne nye indstilling gør det muligt at tilføje meget specifikke regler for ens medlemskab.
- AND/OR: Når du har sat to eller flere regler op, har du eksempelvis mulighed for at bestemme om medlemskab kræver at en bruger har to roller. AND i følgende billede kræver at en bruger er medlem af “IT” og “Salg og marketing”. OR i følgende billede kræver at en bruger er medlem af “IT” eller “Salg og marketing”.
- Tilføj regel: Her kan tilføjes en ny regel der kræves for at personer bliver medlemmer. Her har man mulighed for at vælge at lave regler for følgende:
- Roller: Skal reglen gælde for en bestemt rolle lavet via config 365 appen?
- Lokation: Skal reglen gælde for en specifik lokation af medarbejdere?
- Afdeling: Skal reglen gælde for en specifik afdeling af medarbejdere?
- Email: Skal reglen gælde for en specifik email?
- Tilføj gruppe: Har kan du tilføje en ny gruppe af regler. Har du eksempelvis brug for at tjekke om en bruger er medlem af “IT” og “Salg og marketing” men ikke medlem af “Ledelsen” og “Administration” kan du lave en regelgruppe til hver.
Andre tilretninger i appen
- Opdatering: Det er nu muligt at tildele gæster et standardsprog når du inviteres via appen.
- Fix: En fejl der forhindrede at redigerering af et samarbejdsrum hvor titel og emailadresse ikke stemte overens er nu rettet.
- Fix: Der gives nu en fejlbesked hvis man tilføjer for mange roller til en bruger. Samtidig vil de seneste roller man har tilføjet nu kun blive fjernet og resten gemt.
Planer for kommende opdateringer
Vi arbejder hele tiden på at optimere og udvikle config 365 appen. Det gør vi med det formål, at vores brugere af config 365 appen skal kunne arbejde så nemt som muligt med sikkerhed og samarbejde i Teams og SharePoint samt have styr på virksomhedens medarbejdere, når de Onboardes og Offboardes.
Vi arbejder på følgende forbedringer:
- Nye funktioner til design af egne mails.
- Nye mail templates til gæstemodulet.
Tag forbehold for at disse forbedringer er på tegnebrættet, så vi kan ikke love, hvornår de bliver implementeret, men vores udviklere knokler for at det sker i et tempo, som gør enhver sprinter misundelig.
I skal derfor ikke tøve med at kontakte os omkring jeres config 365 løsning – vi er altid i nærheden, hvis I har ønsker, som vores standardløsning endnu ikke opfylder.
Interesseret i at få gennemgået den nye app opdatering eller en anden af appens funktioner? Så kan du booke 15 min. gratis gennemgang med en af vores konsulenter via linket her. Er du mere interesseret i at høre, hvad vi kan tilbyde af hjælp i Microsoft Teams eller SharePoint universet, så book dit kvarter lige her.
